La jornada de 40 horas ya viene: estos errores pueden costarle caro a tu empresa

México entró en una nueva etapa de regulación laboral. Después de más de 100 años sin cambios en la jornada laboral máxima, el país está a punto de iniciar una transición gradual de 48 a 40 horas semanales, lo que obliga a las empresas a replantear no solo sus horarios, sino también la manera en que organizan, supervisan y documentan el tiempo de trabajo.

La reforma contempla una reducción gradual de la jornada laboral, de 48 a 40 horas semanales entre 2027 y 2030. El primer ajuste llegará en enero de 2027, cuando la jornada máxima pasará de 48 a 46 horas. Para las organizaciones, el reto no consiste únicamente en reducir horas, sino en revisar turnos, contratos, políticas internas, esquemas de horas extraordinarias y, especialmente, los sistemas utilizados para registrar y demostrar el cumplimiento de la jornada.

Uno de los cambios que podría generar mayor impacto operativo es la nueva obligación de registrar electrónicamente la jornada laboral y proporcionar esta información a la autoridad cuando sea requerida, cuyas disposiciones de carácter general entrarán en vigor el 1 de enero de 2027. A partir de entonces, el registro electrónico dejará de ser únicamente una herramienta administrativa para convertirse en un elemento de evidencia laboral, lo que representa un reto que va más allá de la tecnología: las empresas deberán garantizar que la información sea confiable, consistente y verificable.

La importancia de aprovechar el periodo de transición también responde a las consecuencias económicas del incumplimiento. A partir del 1 de enero de 2027, las empresas que incumplan con la obligación de registro electrónico de la jornada estarán expuestas a multas de entre 250 y 5,000 UMA, equivalentes aproximadamente a 29 mil y hasta 586 mil pesos.

Cinco errores que las empresas deberían evitar durante la transición

1. Esperar hasta enero de 2027 para comenzar la adaptación

El primer error es asumir que la reducción de la jornada es un tema que podrá ser atendido hasta el próximo año. Aunque en 2026 la jornada máxima permanece en 48 horas, las empresas deberían aprovechar este periodo para identificar qué áreas, puestos y turnos tendrán mayor impacto, evaluar distintos escenarios de operación y comenzar a ajustar sus procesos de trabajo, tal como contempla el propio decreto para el periodo entre mayo y diciembre de 2026.

Además, la reducción de la jornada no podrá implicar una disminución de sueldos, salarios o prestaciones de las personas trabajadoras.

2. Mantener registros de asistencia sin digitalización ni trazabilidad

La implementación de un sistema electrónico no resolverá por sí misma el cumplimiento, ya que el verdadero reto será garantizar que los registros sean completos, consistentes y verificables, y que la información de entrada y salida sea congruente con los horarios establecidos, las incidencias, las autorizaciones y, cuando corresponda, el tiempo extraordinario.

Contar simplemente con datos no garantiza un control adecuado.

Si el sistema almacena información errónea, incompleta o desvinculada de los procesos internos, el riesgo puede ser equivalente al de no contar con un sistema de control electrónico. Por ello, es fundamental que los registros sean precisos, trazables y consistentes, de manera que puedan respaldar adecuadamente las inspecciones de la autoridad y las auditorías internas.

3. No revisar la gestión de las horas extraordinarias

La reducción de la jornada laboral no elimina la posibilidad de realizar trabajo extraordinario, pero sí hace más relevante controlar cómo se solicita, autoriza y registra. Es importante considerar que las horas extraordinarias no son obligatorias para los trabajadores y que su realización requiere el consentimiento previo del empleado.

Además, para efectos de su gestión, el tiempo extraordinario debe responder a una solicitud o autorización del empleador; no se considera automáticamente como hora extra el tiempo que un trabajador decide permanecer en su centro de trabajo por iniciativa propia.

La extensión de la jornada únicamente podrá realizarse ante circunstancias extraordinarias y dentro de los límites establecidos por la legislación. Por ello, las empresas deberán adaptar progresivamente sus procesos para documentar las solicitudes y autorizaciones, así como contar con registros que permitan identificar cuándo y bajo qué circunstancias se generó el tiempo extraordinario.

4. Mantener contratos y políticas internas desactualizados

La transición también exige revisar y actualizar la documentación que sustenta la relación laboral, de manera que contratos, reglamentos interiores, políticas de asistencia, horarios, turnos y procedimientos de autorización sean consistentes con la operación real.

Si los documentos establecen una jornada distinta a la que reflejan los registros, la empresa podría enfrentar dificultades para demostrar que sus procesos están alineados con la legislación.

La clave será mantener una misma línea de información: lo que establece el contrato debe coincidir con lo que ocurre en la operación y con lo que registra el sistema.

5. Pensar que la tecnología, por sí sola, garantiza el cumplimiento

La digitalización puede facilitar la transición, pero no sustituye la gestión laboral. Las herramientas tecnológicas permitirán centralizar información, automatizar registros y facilitar el seguimiento de la jornada, siempre que estén acompañadas de procesos y políticas claras.

Ante la reducción gradual de la jornada, las empresas deberán revisar desde ahora cómo organizan el trabajo, controlan el tiempo y demuestran el cumplimiento de sus obligaciones. Anticiparse permitirá identificar el impacto operativo, ajustar procesos y fortalecer mecanismos de evidencia; por el contrario, esperar hasta la entrada en vigor de las nuevas disposiciones podría derivar en una transición más compleja y una mayor exposición a riesgos laborales, operativos y económicos.

La reducción de la jornada laboral no debe entenderse únicamente como un ajuste de horas, sino como una oportunidad para revisar de fondo cómo las organizaciones gestionan el tiempo de trabajo. En este proceso, contar con información confiable y disponible será fundamental para que Recursos Humanos pueda tomar decisiones y, al mismo tiempo, demostrar el cumplimiento de las nuevas obligaciones. La tecnología puede ser un habilitador clave para lograrlo, siempre que esté acompañada de procesos claros y una estrategia de gestión adecuada.

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Alberto Quintana, Director Hub Norte para Cegid en América Latina Director Hub Norte de Cegid América Latina, con más de 28 años de experiencia en Cegid y liderazgo en Recursos Humanos, Ventas y Operaciones en México y Colombia.