La organización de reuniones de trabajo y el posterior seguimiento de las decisiones que se toman en ellas es un proceso que con frecuencia se torna engorroso. Sobre todo si no se cuenta con una agenda y un responsable que se encargue de redactar las minutas de cada reunión, comunicar los acuerdos y luego, darles seguimiento.
Hace dos años y medio Aarón y César García López, fundadores de Adsum , empresa desarrolladora de software y soluciones tecnológicas con base en Culiacán, Sinaloa, buscaban obtener una certificación de calidad en ingeniería en sistemas. Fue cuando se enfrentaron a que debían celebrar un sin número de reuniones, hacer su correspondiente minuta y darle seguimiento formal a los acuerdos, si querían aprobar su proceso.
“Nos dimos cuenta de que había un par de aplicaciones que podían ayudarnos con las juntas, pero que sus funciones eran muy básicas. Entonces le dije a Aarón: hay que desarrollar una app que nos haga las minutas. Y si nosotros la necesitamos, más gente la va a ocupar”, relata César al recordar cómo vieron la oportunidad y posteriormente el nacimiento de Mis Reuniones en abril de 2012.
Tras probar la aplicación en sus propias juntas y basándose en las mejores prácticas de la industria, lanzaron al mercado una primera versión, a la que le han incorporado varios elementos a fin de convertirla en una solución más eficiente. Esto siempre tras escuchar lo que les demanda la gente, pues “los usuarios latinoamericanos no son muy dados a calificar cuando las cosas están bien; pero cuando no, somos muy agresivos”, dice Aarón.
Mis Reuniones se vincula al calendario y lista de contactos de una tablet para agendar juntas por correo electrónico de manera automática en los dispositivos de los asistentes, quienes no necesariamente deben tener instalada la app. Además, permite registrar los detalles de las reuniones en un formato al que se le puede añadir notas y grabaciones de voz e imagen.
Al concluir la convocatoria, la herramienta genera un resumen con los temas tratados, acuerdos establecidos, fechas de proyectos y notas, que se envían automáticamente a los participantes. Luego, si así se determinó, todo esto se puede integrar a la red social Yammer , de Microsoft, para consultarse de forma privada dentro de la empresa, y crear recordatorios antes de la siguiente reunión. Otra característica importante de esta solución es que siempre mantiene un historial por si se necesita revisar algún punto en específico en las juntas posteriores.
Mis Reuniones no es la primera app hecha por Adsum. Hace poco más de tres años, Aarón y César tuvieron una experiencia positiva con el desarrollo de una aplicación que permite la gestión y administración de la información clínica de pacientes, y que está enfocada en el sector médico: Salutis . “La subimos a la tienda en línea en México, Costa Rica, Perú y otros países de habla hispana, y vendíamos unas cuantas cada mes”, afirma César.
Pero para su sorpresa, 20 minutos después de colocar a Mis Reuniones en la tienda Apple y de Windows, comenzaron a tener notificaciones de ventas, que no han dejado de generarse hasta la fecha. Desde el inicio, Mis Reuniones se pensó como una aplicación más global. “En todo el mundo se tienen juntas. Por tanto, nuestro enfoque es ahorrarle tiempo a las empresas y que puedan hacer un seguimiento eficaz de lo acordado”, insisten los emprendedores. Por eso fue desarrollada en tres idiomas: español, inglés y portugués.
Actualmente la app se comercializa en 53 países, entre los que sobresalen México, Estados Unidos, Chile, España y Brasil. A la fecha se han hecho más de 3,700 descargas de la herramienta, que tiene un precio de $94 en la tienda de Windows y $209 en la de Apple. En tanto en febrero pasado, Aarón y César obtuvieron un Mobile Premier Award por su app Mis Reuniones, en el marco del Mobile World Congress que se celebró en Barcelona, España.
¿Por dónde vendrá el crecimiento futuro? Los hermanos García López continúan con la mejora de sus apps, que incluyen Mis Acuerdos, Mi Boda y Mis XV. También exploran nuevas líneas de negocios, con soluciones a la medida para gobiernos y empresas.
