El proceso de selección de personal es un momento importante tanto para empleados como para los reclutadores, ya que es posible encontrarse con ofertas falsas, pero también con aspirantes que han alterado su documentación oficial a su favor. Esto ha aumentado la necesidad de investigación del personal, algo que puede en ocasiones rayar en la ilegalidad, es especial tratándose del uso de tecnologías.
A partir de los diversos avances tecnológicos y la creciente necesidad de efectuar trámites a distancia, principalmente desde la contingencia sanitaria del 2020, las empresas han aumentado la práctica de recibir documentación oficial de los candidatos durante el proceso de selección por medios electrónicos, sin embargo, esto lejos de facilitar las cosas ha complicado la validación de identidad, por ello también las normas oficiales y metodologías se han visto modificadas.
El propósito es asegurarnos de contar con información auténtica y confiable, ya que los empleadores están expuestos a recibir documentación falsificada o alterada a conveniencia del aspirante, en este ámbito se implementa la investigación. Si bien en un empleo, de acuerdo con la ley, no pueden rechazarte por aspectos como preferencias sexuales, creencias religiosas, características físicas, entre otras, si pueden hacerlo por brindar información falsa, principalmente en lo que respecta a identidad.
Estos avances benefician tanto a las empresas como a los candidatos, al asegurar la protección de la privacidad de datos, evitando ser alterados o utilizados con fines que no fueran especificados como parte del proceso o al momento de contratación. Garantizando a ambas partes la certeza y tranquilidad de que, en caso de requerirse a futuro, durante un proceso legal, la documentación estará intacta y podrá ser analizada para comprobarlo.
En México, la principal regulación en torno es la NOM 151, creada en el 2002, la cual establece los requisitos de conservación y digitalización de documentación y datos, desde cartas, contratos y hasta firmas digitales. Debido a la complejidad y a lo extenso de los procesos, muchas empresas optan por contratar Prestadoras de Servicios de Certificación (PSC) o agencias especializadas en auditorías, que se aseguran de mantener en regla la digitalización de la información.
Actualmente existen poco más de 20 PSC registradas, las cuales puedes consultar en el portal del Instituto Federal de Telecomunicaciones (IFT), para conocer su contacto y disposiciones técnicas. Cabe mencionar que para poder operar deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Secretaría de Economía (SE), la Ley de Firma Electrónica Avanzada, el Código de Comercio y el Código Penal Federal, entre otros que pueden variar dependiendo el estado de la república.
Para determinar que la prestadora sea confiable el principal requisito es que se encuentre registrada ante las entidades federativas, tales como la SE, el SAT y el IFT, dichos registros pueden consultarse, como lo mencioné anteriormente, en sus portales oficiales. Al estar registradas la autoridad las certifica como PSC que operan bajo los estándares mínimos de calidad, respaldo, confianza y seguridad
Cada una de ellas trabaja bajo prácticas diversas, siempre apegadas a las normativas vigentes; por ejemplo, en Cincel nos basamos en cuatro ejes primordiales.
Registros generados para cada documento, los cuales permiten identificar la fecha y hora exactas en que fueron firmados, aún si las partes lo hicieron en momentos distintos. Deben ser emitidos conforme a las especificaciones del RFC 3161 y la PSC debe estar acreditada por la Secretaría de Economía.
Este registro se compone de los sellos de tiempo utilizados, que deberán estar sincronizados con el reloj atómico del Centro Nacional de Metrología (CENAM), los cuales ayudan a detectar cualquier alteración que el documento haya sufrido posterior a ser firmado.
También conocida como blockchain, es una tecnología que permite compartir información de manera transparente dentro de la red de una empresa, en la que los datos se almacenan en bloques vinculados entre sí de manera cronológica, con lo cual, se evita la alteración no autorizada y ayuda a demostrar su integridad.
Es el registro total de la información necesaria como: que el documento se apegue a la NOM 151, si fue registrado en cadena de bloques, la huella digital (has), IPs de los firmantes, correos electrónicos de ambas partes, fecha y tipo de firma, así como si se validó la identidad y se verificó la identificación.
También podemos añadir a la lista un recurso muy importante que no solo es empleado por las empresas para validar la identidad de sus colaboradores, actualmente se usa también en trámites legales, estamos hablando de la firma digital. Se trata de un registro criptográfico que se compone de dos claves o secuencias de caracteres separadas, gracias a las cuáles se puede validar la autenticidad e integridad de un mensaje o documento digital.
Es importante diferenciar la firma digital de la electrónica, ya que la segunda es más básica en cuestiones de seguridad, ya que ésta no puede ser atribuida a un firmante en concreto. Un ejemplo sería el NIP de una tarjeta bancaria: valida el acceso a la información de una cuenta, pero puede ser del conocimiento y uso de una o más personas. Estos conceptos podemos ejemplificarlos con la Cuenta Llave en la Ciudad de México y la e.firma del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Ambas herramientas pertenecen a instituciones gubernamentales y tienen el propósito de agilizar trámites digitales sin perder legalidad, con ellas los usuarios pueden acceder a diversas diligencias desde el sitio web, comprobar su identidad y asegurarse de que su información no sea difundida ni usada inapropiadamente.
Según un informe de DocuSign e IDC para el 2022 en México el 73% de las empresas usaban la firma electrónica en sus procesos, aunque el 62% siguiera firmando en papel al mismo tiempo. Esta práctica aumentó considerablemente por la pandemia del 2020, ya que al no poder hacer trámites presencialmente, la digitalización de información y documentos importantes requerían de un tratamiento seguro y ágil al mismo tiempo.
Además de las medidas de seguridad que ya mencioné, la digitalización de la firma ofrece eficiencia y automatización en procesos que podrían tomar mucho tiempo. Piénsalo de esta manera: en vez de firmar 50 hojas a mano, por ejemplo, puedes agrupar todos esos documentos bajo una sola firma sin perder validez y contando con una mejor protección. La ventaja en todo esto es que puedes usarla en tu empresa muy fácilmente, solo necesitas contar con un certificado digital y un software especializado, para ello lo mejor es acercarte con un proveedor especializado.
Aún con las medidas de seguridad que ofrecen las PSC, muchas personas y empresas se mantienen desconfiadas ante la digitalización de documentos e información personal, sin embargo, es un temor que podría ser resultado del desconocimiento de la normativa de protección. Además de la ya mencionada NOM 151, debemos mencionar la Ley de Protección del Trabajador y la Ley de Protección de Datos Personales.
En éstas, particularmente en la segunda, se establece que las empresas deben contar con un aviso de privacidad, que sea del conocimiento de colaboradores y candidatos, en el cuál se den a conocer los términos de uso de la información, misma que deberá ser proporcionada de manera voluntaria por el empleado. Toda la documentación requerida sólo puede ser manejada por las personas directamente involucradas en los procesos de selección y contratación, nadie más deberá tener acceso aún si forman parte de la misma compañía.
Del mismo modo los titulares deben ofrecer las medidas de seguridad que sean necesarias para garantizar la protección de datos contra cualquier daño, pérdida, robo o tratamiento no autorizado. Por ello, una vez que la información haya cumplido su finalidad y ya no sea necesaria, tendrá que desecharse de la base de datos.
Realiza la recomendación de contar con los elementos técnicos y legales que mencioné anteriormente, con el propósito de acreditar la existencia, integridad, confiabilidad y debida conservación de los documentos firmados electrónicamente, ya que una de las consecuencias de no hacerlo sería poner en riesgo las defensas para demostrar la autenticidad de los documentos si fuera requerido. Por último, solo resta invitar a las empresas a acercarse a las PSC para asesorarse y llevar sus procedimientos de manera transparente, siempre apegados a la ley.
