¿Qué tan preparada está tu startup para afrontar ausencias inesperadas de los líderes o directivos? El ciclo de la promesa puede ayudarte en la incertidumbre

Por Carlos Flores, Head of Business Development Mexico

Ser emprendedor implica adaptarse a los cambios y tener una visión flexible para reaccionar de forma coherente y prudente ante lo desconocido, aunque está en su naturaleza adaptarse, el 2020 demostró que hay muchas cosas por aprender y ajustar. La pandemia aumentó los niveles de incertidumbre no sólo en el ámbito empresarial, sino en la vida misma de las personas, anteriormente se preveían movimientos económicos, sociales o gubernamentales, pero nunca una afectación a cada persona y negocio en el mundo.

En el libro La Quinta Disciplina de Peter Senge, se plantea la importancia de tener una visión que todos en la compañía puedan seguir. Normalmente en las organizaciones, la visión está plasmada en estupendas paredes, es difundida en los manifiestos o en cada newsletter, a pesar de ello, todos estos estímulos son ignorados por la mayoría de los colaboradores como spots publicitarios con advertencias de fumar. Las personas no reaccionamos ante estímulos intrascendentes, hasta que son de utilidad.

Hace unos meses el CEO de Descifra , startup impulsada por Wayra de Telefónica Movistar, tuvo un accidente que le impidió trabajar por varios meses, los cofundadores debieron suplir las funciones del CEO. En su mayoría, los procesos se quedan en el conocimiento de la persona responsable, pero no hay una comunicación de esos procedimientos para poder realizarse por un tercero en una contingencia.

Una de las mejores reacciones inmediatas realizadas por los cofundadores de Descifra, fue reunirse en equipo y hablar claramente sobre los pasos a seguir, la razón de ser de la empresa, y por supuesto, pedir apoyo en este tiempo de crisis, para sumar a todos a la visión que estaban permeando. Como lo señala Peter Senge “Una visión compartida no es una idea. Ni siquiera es una idea tan importante como la libertad. Es una fuerza en el corazón de la gente, una fuerza de impresionante poder”.

Después de tener claridad de la visión compartida, es necesaria la asignación de los roles y responsabilidades, una manera efectiva es a través del “ciclo de la promesa”, cuyos pasos se describen a continuación:

1. Establecer un entorno de confianza para dialogar con los colaboradores. Tener una visión compartida ayuda a crear este entorno de claridad y confianza.
2. Solicitar la tarea de una manera explícita y acordar todos los detalles: tiempo, forma de entrega, niveles de calidad, formatos, etc., no permitir la duda sobre lo que se solicita.
3. Validar con la persona a quien se le da la tarea el entendimiento claro y obtener -una aceptación explícita- o bien, -una negativa explícita-.  Es indispensable tener una respuesta contundente “sí, puedo cumplir en el tiempo y en la forma” o “no, las condiciones no son logrables”.  En particular cuando se hace innovación, es fundamental lograr acuerdos claros y concretos. En los casos donde obtenga el “no”, se pueden hacer más preguntas para negociar acuerdos como: ¿qué sí podemos lograr?, ¿qué condiciones necesitarías para lograrlo?
4. Acordar con la persona a quien delegas una tarea el seguimiento, asegurar la finalización de la tarea a través de revisiones y ajustes intermedios.
5. Al llegar el tiempo de la entrega habrá dos opciones:  a) Se cumple el acuerdo, para lo cual es fundamental agradecer y reconocer el buen trabajo, o b) no se cumple el acuerdo, será necesario realizar un -reclamo efectivo-, repasar los acuerdos, hacer una petición para terminar o realizar la tarea (acciones correctivas) y verificar aprendizajes para evitar la falta de cumplimiento (acciones preventivas).
6. Reiniciar el ciclo, conversar sobre el aprendizaje del cumplimiento o no cumplimiento de la tarea y llegar a nuevos acuerdos.

Acciones como éstas puedan ser de utilidad en este entorno cambiante, no dejes pasar tiempo y date la oportunidad de retomar conversaciones con tu equipo sobre la visión (la razón de ser de la empresa) y busca cuando asignes tareas el “sí o no explícitos”, tu gestión se verá beneficiada.