Es normal que ante los acontecimientos que hemos vivido los últimos dos años, nuestras emociones estén agotadas y podamos pasar del optimismo de “todo va a estar bien” al pesimismo de “a ver cómo nos va”, en especial cuando estamos frente a un negocio, proyecto o liderando un equipo.
Ante momento de tanta incertidumbre, es fundamental que hagamos un alto y reconectemos tanto con nuestras emociones como con la empatía hacia las personas con quienes trabajamos ya sean colegas, proveedores, clientes y nuevos prospectos de negocio, en especial, cuando gran parte del flujo de comunicación sigue siendo escrito.
Lo principal es entender que las emociones son propias y si no las reconocemos y gestionamos, podemos dar mensajes equivocados sobre lo que realmente queremos transmitir y generar un desgaste innecesario.
Para tener una mejor comunicación escrita, lo ideal es darle un momento al texto antes de enviarlo. Pueden ser un par de minutos y en situaciones de alto estrés, al menos una hora, para leerlo con una perspectiva distinta.
Ese momento en que todo parece urgente y queremos respuestas rápidas, claras y entonces mandamos ese correo electrónico con letras rojas, signos de admiración y bold de URGENTE! Sólo que la urgencia no es igual a entender las consecuencias. Por eso el “Me URGE tu factura 438 ASAP” puede ser claro pero no explica al receptor qué va a pasar si ignora el mensaje: “Necesitamos la factura 438 antes de (horario) para que pueda verlo finanzas; de lo contrario, deberemos esperar hasta (fecha futura) para procesarla”.
“Luego lo hablamos”, “lo vemos mañana”, “tenemos que hablar” nos pone en guardia. No hay nada bueno después de esos mensajes y llegamos con la armadura (y poca disposición a escuchar). Es probable que lo hayamos hecho, porque consideramos que necesitamos un tiempo para abordar alguna situación incómoda o porque realmente no es un asunto importante y puede esperar. Lo mejor es clarificar, incluso (o más todavía) si es una conversación incómoda: “En seguimiento a la (situación/incidente), necesitamos reunirnos para determinar qué pasó y siguientes pasos. Propongo (fecha-horario) para revisarlo”.
Parecieran excluyentes y son complementarias. En una cultura como la mexicana donde damos un enorme peso a las fórmulas de cortesía, un lenguaje más puntual puede parecer cortante. Necesitamos recordar que la emoción que usamos en los mensajes escritos de cualquier plataforma -incluyendo el email– no traen tono y quien los lee, lo va a complementar con la emoción que tenga en ese momento. La asertividad nos permite tener un marco donde nos podemos centrar en los hechos y quitar peso a temas personales.
El mejor filtro de todos es jamás poner por escrito algo que no te gustaría que alguien más leyera.
