Lo he visto demasiadas veces como para dejarlo pasar. Es el evento principal de la empresa y llevan meses o años preparando cada mínimo detalle. Es un día importante para los invitados: un informe, unos reconocimientos o una graduación. Y faltando dos o tres días, la pregunta apenas aparece: ¿y por cierto, a quién ponemos de maestro de ceremonias ? Con frecuencia la rifa del tigre la gana algún empleado o gerente que hable medianamente bien, aunque me duele pensar que en muchos eventos los parámetros de elección parecen ser: Que sepa leer (más o menos), que tenga buena presencia (o que por lo menos no asuste) y, que tenga la mañana libre.

En realidad, el maestro de ceremonias es una pieza fundamental en el éxito de cualquier evento; puede destruir o elevar el entorno y salvar al evento en caso de algún problema. Este es el anfitrión visible y el puente entre los asistentes y la organización sede. Aunque existen profesionales que puedes contratar para tu evento (y son una de las mejores inversiones que podrás hacer), también puedes invitar a alguien dentro de tu empresa. Pero atento: valora su aportación en lo que vale; elígelo bien y trabaja con él para que tu evento brille. ¿Cómo? A quí te describimos su perfil.

1. Anfitrión

Un maestro de ceremonias no es un lector de guiones. Su labor no es solamente mantener el orden o el tiempo en el evento, sino establecer el mood en el desarrollo del mismo. En este sentido, ha de tener autoridad y control sobre lo que pasa en todo momento, e iniciativa para tomar esta autoridad con responsabilidad y sentido común.

No solo tiene el guion o el orden de los participantes, sino sobre todo está posicionado en un espacio en donde puede observar de manera simultánea la sala y el escenario; las entradas y las salidas; al público y a los oradores. Es como un quarterback en el campo de juego: no solo debe saber en dónde está él, sino en dónde están todos, en todo momento.

Sobre sus hombros pesan la fluidez y el buen ánimo del evento. Ha de ser genuinamente humano, agradable y empático, al mismo tiempo que imprime control y paso para asegurar que todo lo que deba de suceder, suceda. Su tarea es más bien asegurarse de que el evento sea un éxito; es decir, que se cumplan los objetivos y las personas salgan felices y con una excelente impresión.

Si el éxito de los eventos impacta directamente en la reputación de marca y la cultura de tu empresa ¿no crees que vale la pena poner un buen conductor al volante?

2. Buen orador

El buen orador no se descubre solo en su postura o en su impresionante voz de tenor. El orador no es un actor. El buen orador se descubre en su capacidad para conectar con las personas a nivel emocional, transmitiendo para ellos la importancia y el entorno socio emocional del evento.

Un buen orador entiende que el guion son sus muletas, no sus pies. El guion es la columna vertebral, pero nunca el alma del evento. Un MC que se limita a leer el guion cometerá diversos errores que provienen de una mala comprensión de lo que el evento es y significa.

Un maestro de ceremonias con la cabeza agachada, que nunca ve al público ni sabe lo que está pasando en realidad, totalmente robotizado y lejano, que por ejemplo lee “ahora pueden sentarse todos”, cuando todos ya se han sentado, o que habla cuando debería callar (quizás el público esté aplaudiendo o riendo) y que no sabe qué hacer cuando sucede algún imprevisto.

Otro error común es tener siempre el indicador de “formalidad” hasta el 100%, en eventos que requieren una aproximación más amable, relajada o informal; o cuyos asistentes son parte de la organización y se conocen entre sí. El resultado: hiperaburrimiento.

No hace falta ser un cómico o un presentador de televisión. No son los Óscares.Lo que hace falta es entender que existe una regla que supera todas las reglas: la naturalidad. Es como un  anfitrión recibiendo invitados en su propia casa. Su tarea no es solo vivir el protocolo, sino sobre todo esforzarse por que las personas se sientan cómodas y bien consigo mismas.

3. Saber las reglas

Un buen maestro de ceremonias conoce las cosas que “deben” ser. Por ejemplo, las normas de protocolo y ceremonial, que nos indican, entre muchas otras cosas, el orden en que se sientan y presentan los miembros del presídium, la manera en que se acomodan las banderas y el protocolo durante el Himno Nacional. Debe poder explicar y transmitir estas reglas de forma natural y con seguridad. A él es a quien todos observan para poder acompañar la ceremonia.

También conoce las reglas del inmueble, las salidas de emergencia y los protocolos de seguridad. Debe poder actuar inmediatamente en caso de algún imprevisto y dar las indicaciones precisas a la vez que transmite calma y control. Es como un mayordomo, quien sin ser el actor principal, es el que cuida que todos estén en el lugar adecuado y se la pasen bien. Si hace bien su trabajo, nadie se dará cuenta, pues lo hará sin esfuerzo aparente y con una sonrisa permanente.

Aún en los eventos más formales, ha de ser amable, afable y empático, para asegurar que todos se sientan cómodos y naturales. Sin payasadas, pero con contacto constante; mirando a los ojos y atendiendo lo que sucede a cada momento.

4. Capacidad de responder a cambios

Sin embargo es fuera de las reglas, fuera del guion, en donde un excelente maestro de ceremonias se hace indispensable. El experimentado tiene la intuición e iniciativa para tomar decisiones y comunicar cosas que son necesarias y que pueden resolver un problema con una sola palabra.

¿El evento se ha retrasado? Tendrá que subir tomar el micrófono y subir al escenario con tranquilidad y seguridad para informar al público que empezaremos en 10 minutos. Igual en cualquier imprevisto, transmite la confianza y la alegría necesarias para mantener el espíritu alto durante el evento.

Con la mirada siempre atenta, siempre constante entre el evento mismo y el público, ha de ser capaz de medir el estado general de los asistentes. Si están aburridos, si están demasiado activos, si están distraídos o si se están saliendo. Si suena un teléfono, si alguien grita o estornuda, si entra un pájaro a la sala, o si la lluvia impide escuchar al orador principal.

Recuerda que el maestro de ceremonias es el anfitrión visible y el puente para conectar a los asistentes con la organización sede. Pero ¡cuidado!, podría destruir o salvar el evento en caso de un incidente. Para que no te pase, sigue las siguientes recomendaciones:

a. El maestro de ceremonias puede de ser parte de la organización del evento desde el día uno, y de ser posible, ha de tener voz (si no voto) en el comité. Él puede notar cosas que otros pasan por alto.

b. Si no tienes alguien en tu empresa, contrata un profesional. Serán pesos muy bien invertidos y te salvarás de mucho estrés y sobresaltos.

c. Prepara y forma por lo menos dos personas dentro de tu organización, con capacitación específica para desempeñar esta tarea de forma digna y proactiva.

d. Trabajen el guion con cuidado, poniendo especial énfasis en la secuencia lógica y el sentido común del evento. No hace falta que el guion contenga palabra por palabra todo lo que el MC dirá, pues esto lo esclaviza y limita.

e. Entrega el guion al maestro por lo menos un día antes. Él ha de leerlo, revisarlo y hacer correcciones o apuntes que considere pertinentes. Nunca, por ninguna razón, el maestro de ceremonias leerá el guion por primera vez en pleno evento.

f. Por último, una vez iniciado el evento, confía en él y deja que haga su trabajo. Los liderazgos, oradores, invitados y público, deben de vivir el evento desde afuera, como espectadores, disfrutando cada momento, seguros de que el MC y el resto del equipo del evento harán un excelente trabajo. Si puedes estar relajado en tu propio evento, entonces sabrás que has hecho la elección correcta.