Desde que estábamos en la escuela nos acostumbramos a utilizar nuestras fantásticas presentaciones de Power Point para nuestras exposiciones en clase. Durante los años 90, aprendimos a hacer de todo: letritas tridimensionales en “Word Art”, entradas y salidas, transiciones y movimientos graciosos; tipos de letra que, por entonces, eran una gran novedad. Incluso presentaciones “profesionales” tenían un diseño característico; pero mucho ha cambiado desde entonces.
Para empezar, a partir de los dosmiles empezaron a surgir distintas opciones de software para presentación, empezando por el Keynote, la respuesta de Apple al Power Point; después Prezi, Powtoon, Slidebeans y Google Slides, que agregan distintos diseños, opciones y herramientas para hacer más fáciles y atractivas nuestras presentaciones. Muchos (me incluyo) migramos a estas plataformas buscando novedad, y la encontramos; pero eventualmente también los gimmicks de las alternativas se antojaban innecesarios. Parecía que cada presentación tenía que ser una especie de superproducción de Hollywood.
Entre tanto, el mismo Power Point evolucionó. Personalmente, hoy sigo usando la clásica herramienta, pero cada vez me doy más cuenta de que lo que importa no es la herramienta, sino el que la usa. Me asombra ver presentaciones en entornos profesionales, universitarios y comerciales que son obsoletas, pesadas e innecesarias.
¡No importa qué software elijas! Lo que importa es que tomes en cuenta estas recomendaciones:
Primero: no olvides que tu Power Point es un material de apoyo. Es decir, es solamente un acompañamiento para el presentador real, que eres tú. Es como una muleta: es solamente de apoyo, pero nunca podrá sustituir al acto real de caminar.
No empieces a preparar tu presentación hasta que sepas lo que quieres decir y cómo decirlo. El principal error es empezar a prepararlo antes de tener un discurso o un sistema de promoción diseñado, lo que resulta en sesiones aburridas y mal preparadas.
Como regla general, si necesitas usar una presentación para explicar un tema, entonces significa que no conoces el tema lo suficiente. Mejor prepárate bien a ti mismo antes de dedicarle tres horas a hacer tus slides.
“PowerPoint Poisoning” o Envenenamiento por Power Point es una frase que acuñó Scott Adams en su tira cómica Dilbert, y conecta con la experiencia que todos hemos tenido alguna vez: la de la intoxicación por exceso.
Una buena presentación debe de tener el menor número de slides necesario para funcionar. Si puedes hacerlo en una o dos slides entonces hazlo así. Diez es un número razonable. Pero cuando tu presentación va por la página número 46, es hora de sacar las tijeras.
Una presentación larga y pesada solamente distrae a tu público de lo que tú mismo estás diciendo, y se puede convertir muy rápido en tu peor enemigo; lo opuesto a un apoyo: un obstáculo.
Una buena rule of thumb o regla básica es que tu presentación debe ser útil, pero inútil.
Útil , porque aporta y complementa todo lo que estás diciendo a tu público, con puntos, imágenes o esquemas que faciliten su comprensión.
Pero inútil, porque es ilegible o indecodificable a menos que venga acompañada de su presentador, o sea, tú.
Si la presentación es perfectamente legible en sí misma y contiene todo lo que hay que decir ¿entonces cuál sería tu papel? Mejor mandarla por email y ahorrarle a todo el mundo el aburrimiento de la junta.
Metiéndonos a temas de diseño, evita el uso de distintos tipos de fuente o tipo de letra. Mantén unidad de diseño y emplea una o dos fuentes, como máximo, en una misma diapositiva; y de ser posible, a lo largo de toda la presentación.
Usa tamaños grandes de texto (20+) y fuentes que sean claramente legibles, visibles y de color que contraste con el fondo. Haz fácil a tu público la tarea de leer y digerir.
Mínimo de texto
Hablando de textos ¡mantenlos al mínimo indispensable! Sigue la regla de 6-6: una diapositiva no debe tener más de seis renglones o bullets, de no más de seis palabras cada uno. Mantenlo simple.
Evita los párrafos y prefiere las listas, palabras y conceptos pequeños. Facilita a tú público la tarea de apuntar y recordar el contenido de tu presentación.
Si hay un texto largo que es absolutamente indispensable, entonces imprímelo y entrégalo a los participantes, o envíalo previamente a sus correos. Pero no, por favor, lo pongas en tu presentación.
Mantén el texto dentro de los márgenes, dejando por los cuatro lados de la diapositiva suficiente espacio para que ésta “respire” y no se sienta saturada la información.
Utiliza colores y fondos planos, que ni impidan la lectura de lo que está escrito, y que tengan armonía entre sí. Las paletas de colores combinadas se relacionan en virtud de sus características: colores fríos, colores secos, colores básicos, colores energéticos. Procura mantener una sola paleta y un solo color dominante a lo largo de toda tu presentación.
Como regla general, se leen más fácilmente los textos oscuros sobre fondos claros, que los textos claros sobre fondos oscuros. ¡Evita usar textos sobre imágenes! A menos que la imagen no impida, en absoluto, la lectura del texto.
Aquí estamos en un área donde, creo, menos sigue siendo más. Por lo general evito videos, sonidos y animaciones en mis presentaciones, pues distraen a la audiencia y causan problemas técnicos (no sirve el sonido, no se ve el video, etc., etc.).
Si has de usar videos, procura que sean cortos, y que no roben tiempo a tu presentación. Recuerda que, por principio, el público viene a escucharte a ti; no a recibir una clase de YouTube. Un video habitualmente será suficiente, si es acaso necesario.
En cualquier caso, ¡siempre llega antes y revisa que todo funcione! Nada es más desesperante e incómodo que esperar a que el orador conecte su computadora y pruebe su funciona. ¿Para qué te metes en problemas?
En una buena presentación, las imágenes son el elemento clave. Utilízalas con estrategia para transmitir historias, sentimientos y emociones, que atraigan la atención de la audiencia, les comuniquen conceptos universales y no distraigan del mensaje central.
Utiliza imágenes de calidad, con buena resolución y que tengan un sentido concreto. Si has de usar dibujos o “clipart” procura mantener un mismo estilo a lo largo de toda la presentación, sin saturar con elementos innecesarios.
Finalmente, recuerda que nadie, nunca, se ha casado con un Power Point. Las presentaciones son herramientas de apoyo que te facilitan a ti la tarea de conectar con el público. Si no hacen esto, entonces estorban más de lo que ayudan.
¡Libérate de la necesidad de usar siempre presentación! Utilízalas con estrategia, pero desarrolla el hábito de conectar con las personas. No leas ni hagas depender tu discurso de una presentación; pues puede resultar contraproducente. Que el Power Point no robe la potencia de tus propias palabras.
Bien:
Mal:
