La mejor manera de proyectar tu negocio es midiendo todos los avances. Si no lo haces, es difícil evaluar y delinear proyectos futuros. Para hacerlo, debes analizar el avance de las operaciones día con día a través de registros contables que te permitirán dejar huella de todas las decisiones sobre el financiamiento y uso de tus recursos.

¿Qué tipos de libros contables es necesario utilizar?

Un buen registro en libros tiene que ser fácil de realizar y comprender y, ciertamente, debe ser confiable, preciso, uniforme y concebido para proporcionar información en tiempo oportuno.

Desde el punto de vista legal, los registros contables deben reflejar de manera permanente y completa los ingresos y los gastos de la empresa. Existen diversos tipos de libros y sistemas contables, principalmente los siguientes:

* Contabilidad de partida doble. Es aquella que la mayoría de las escuelas dan como curso de contabilidad básico. Cada operación se registra en dos cuentas, de las cuales una tiene que ser cargada o debitada y la otra abonada o acreditada por un monto equivalente. Este sistema es excelente; sin embargo, requiere tener una formación contable para comprenderlo y dominarlo en detalle.

* Sistemas de contabilidad por computadora. Existen diversos programas en el mercado. Son rápidos y permiten hacer cálculos y también generar estados financieros al día de manera cotidiana. Sin embargo, hay que ser prudentes a la hora de elegirlos y evitar caer en la tentación de comprar material demasiado costoso o muy elaborado con relación a las necesidades reales de la empresa. La mayoría de los negocios pequeños tendrán nece-sidad eventualmente de llevar un sistema contable electrónico para la administración de inventarios cada vez mayores y/o de un mayor número de operaciones.

* Contabilidad de partida simple (entradas y salidas). En este sistema las operaciones se registran una sola vez, ya sea como ingreso o gasto, como activo o pasivo. Todos los registros se realizan en un diario. Es simple y fácil de comprender (es, de hecho, el sistema que se describe en el ejemplo de este artículo).

Para saber más:

Al iniciar tu negocio

En la creación de una nueva empresa es necesario seguir las siguientes etapas:

1. Constituir la empresa ante un notario público y darla de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Recuerda que al constituirte como empresa, el método de partida simple dejará de ser útil para ti y tendrás que utilizar el método de partida doble.
2. Con el fin de evitar confusiones entre el patrimonio personal y lo que pertenece a la empresa, es clave abrir una cuenta bancaria independiente para las operaciones de tu compañía.
3. Elegir el sistema de registro contable a utilizar. En el sistema de partida simple necesitarás una hoja de cálculo con el número de columnas necesario dependiendo del número de cuentas de gastos. En nuestro ejemplo hablaremos de hojas de 12 columnas. Asimismo, deberás mandar a hacer tus facturas numeradas y con el nombre de tu empresa, así como los cheques, pedidos y toda la papelería que utilices.
4. Busca asesoría fiscal, con el objeto de que conozcas que gastos son deducibles de impuestos y cuáles son sus requisitos. Lo ideal es contactar a un contador público que evite que te equivoques y te asesore en lo que necesites.

^{Es clave abrir una cuenta bancaria independiente para las operaciones de tu compañía. / Imagen: Depositphotos.com}

¿Cómo realizar un registro contable con el sistema de partida simple?

Este es un método exclusivo para personas físicas con actividad empresarial y personas morales que estén registradas ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público bajo el régimen simplificado.

Utiliza un cuaderno u hoja de cálculo para registrar las operaciones del mes y los totales mensuales de cada columna. Usa al menos una página para cada mes del año, cuyo tamaño dependerá del número de transacciones mensuales y reportará los totales.

En las tres primeras columnas registra la fecha, los detalles de la operación y el número de cheque. Trata de pagar todas las facturas con un cheque y asegúrate de registrar todos los detalles en el talonario (compra, fecha y número de factura). Registra también el número y la fecha del cheque sobre la factura pagada. Toma el hábito a fin de que facilitar la tarea cuando se tengan que registrar las operaciones.

Para saber más:

Reserva las dos columnas siguientes para los ingresos y los gastos. Cada operación debe ser registrada en una de las columnas. Los ingresos representan los montos asociados a las ventas de la empresa, mientras que los gastos equivalen a los pagos hechos por la empresa.

Las demás columnas sirven para registrar las categorías de ingresos y de gastos que varían de una empresa a otra. En general, requerirás un número de columnas suficiente para incorporar los conceptos de gastos para los cuales haces cheques de manera más frecuente. Si para un gasto determinado únicamente haces un cheque por año, no es necesario que abras una columna para ese concepto, lo puedes registrar en una columna de “gastos diversos”. En nuestro ejemplo, los ingresos son registrados en la columna de ?ventas?.

Ejemplo

Las entradas de diario del ejemplo representan los ingresos y los gastos por el mes de marzo de la empresa “Todo para Bucear”. Ya que se trata de la segunda hoja del mes, comienza con los subtotales reportados en la primera hoja. Las operaciones ficticias son las siguientes:

1. Cheque No. 56 por $121, del 26 de marzo a nombre de Papelería X para la compra de sobres y de papel.
2. Cheque No. 57 por $1,536 del 27 de marzo a nombre de “Accesorios para Buceo” por la compra de 10 trajes de buceo para reventa.
3. Cheque No. 58 por $230 del 27 de marzo a nombre de proveedor de servicios de telefonía celular para el pago del servicio de teléfono celular.
4. Cheque No. 59 por $580 del 28 de marzo para la compañía de seguros.
5. Depósito bancario de $5,796.94 del 28 de marzo correspondiente a las facturas No. 36,37 y 38 y las ventas al contado del 26 al 28 de marzo.
6. Cheque No. 60 por $545 del 29 de marzo a nombre de Mauricio Sánchez para rembolsar la factura No. 37 por concepto de un traje de buzo defectuoso.
7. Cheque No. 61 por $26.10 del 26 de marzo a nombre del dueño de “Todo para Bucear” para reembolso de la caja chica de marzo. (Aquellos gastos como estacionamiento, pasajes, etc.), por los cuales no es necesario hacer un cheque deben de ser pagados por el dueño que guardará los comprobantes hasta fin de mes o hasta que la cantidad requerida justifique el reembolso).
8. Al momento recibir el estado de cuenta bancario mensual es necesario comparar los cheques y los depósitos indicados en el registro, así como los cargos efectuados por los pagos de facturas y caja chica. Existe una diferencia de $15.80 que representa los cargos bancarios del mes.

Una vez que se establece el total a final de mes por cada una de las columnas, el total Gastos deberá de ser igual a la suma de todas las columnas de gastos. El total de la columna Ingresos deberá de ser igual a la suma de todas las columnas de ingresos del mes. Esto permite verificar las cuentas y hacer un balance y asegurar, al mismo tiempo, que los montos y las entradas son iguales. Los recibos, las facturas pagadas y demás comprobantes deberán ser conservados, de tal forma que se puedan encontrar fácilmente en caso de necesidad. Por ejemplo, una buena idea sería engrapar todos los recibos de un mes, meterlos en un sobre y clasificarlos por orden cronológico ¿Cómo ampliar la contabilidad de partida simple?

La contabilidad de partida simple ofrece gran flexibilidad, ya que es posible llevar una hoja o diario distinto para los gastos, ingresos, ventas, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

Estados Financieros

Con los totales que arroje este sistema a fin de mes, tú o tu contador deberán ser capaces de obtener estados financieros tales como un “Estado de Pérdidas y Ganancias” o “Estado de Resultados”.

Para un buen control de la empresa, el registro contable de las operaciones se debe realizar de manera diaria. Por lo tanto, es conveniente reservar cierto tiempo para ese fin. Dicha tarea la puedes realizar directamente tú como dueño, contratar a alguien de tiempo parcial o a un tercero, pero es conveniente que sea siempre la misma persona la que se ocupe de esta labor. De hecho, es mejor iniciar operaciones una vez que hayas establecido quién se ocupará de la contabilidad.

Siempre será una ventaja contratar los servicios de un contador desde el inicio de las actividades del negocio. Él podrá responder a tus preguntas sobre el tema de los registros contables. Si no conoces los procesos, es muy recomendable que tomes algún curso que te proporcione una base en el tema.

Equipo Editorial El equipo editorial de EMPRENDEDOR.com, que por más de 27 años ha trabajado en impulsar el emprendimiento.