Muchos nos quejamos de las juntas de trabajo que tenemos, sea porque duran mucho tiempo, porque se vuelven muy aburridas en cierto momento, o porque simplemente ¡son demasiadas! Esto sobre todo es común en las grandes empresas, donde hay reuniones para prácticamente todo.
Entonces, si las reuniones se llevan a cabo en todas partes, frecuentemente y son una herramienta importante para tomar decisiones y comunicar información, ¿por qué se tiene una mala percepción de ellas?
Probablemente sea debido a que no se realizan de forma correcta, pero ¿cuál es la forma adecuada de realizarlas? No tenía idea de cómo responder a esta pregunta hasta que me topé con un podcast de TED (una plataforma en la cual se exponen ideas importantes de distintas áreas) llamado WorkLife con Adam Grant.
En un episodio del podcast Adam entrevista a Gordon Smith, copresidente y coCOO de la compañía financiera JP Morgan Chase, conocido como el “héroe de las reuniones”, debido a que revolucionó la forma en que se hacen ahí, después de darse cuenta de qué tan aburridas y poco productivas eran. Así que se dispuso a mejorarlas y para ello hizo algunos cambios determinantes.
Esos cambios se pueden resumir a grandes rasgos en las siguientes recomendaciones para una gestionar una buena reunión:
No siempre es necesario llevar a cabo una reunión, a veces con el solo hecho de enviar a todos los participantes un correo se puede ver el tema, o si se informará algo se puede enviar el documento para su lectura, etcétera.
En muchas ocasiones se espera a que todos los invitados lleguen a la junta o a que el jefe entre a la sala, pero eso no solo hace que se pierda tiempo en la espera y que se termine más tarde la reunión, sino también que se pierda poco a poco el respeto por la puntualidad.
Si la lista de invitados es muy larga eso ya no es reunión, es una conferencia y entre más gente haya es más difícil llegar a un consenso y así resolver los temas que se ven en dichas reuniones. Si se quiere dar por enterado a otras personas de lo que pasa en las reuniones, entonces se les debe de enviar la minuta.
Si para la reunión habrá una presentación o se debatirá algún información o documento, entonces se debe de enviar esta información con anticipación a todos para que puedan leerla e ir bien informados a la reunión, con la finalidad de revisar solamente los generales y abordar las dudas, comentarios y preguntas durante la reunión y no perder tiempo en exponer todo a los presentes
Con todos los puntos anteriores se ayudará a realizar las reuniones de forma más breve y que sean más productivas, con la intención de utilizar el tiempo eficientemente y no desgastarse en un gran número de reuniones que se llevan día con día.
Después de haber mejorado las reuniones en la empresa y haber obtenido buenos resultados, Gordon, de vez en cuando aprovecha y acude a reuniones aleatorias a las que no fue invitado para escuchar y asegurarse de que las reuniones son productivas y no se pierde el tiempo.
Así que, si quieres pasar menos tiempo en reuniones y mejorar la productividad en tu lugar de trabajo, ya sabes por donde comenzar.
¿Cuáles serían tus recomendaciones personales para tener buenas juntas de trabajo?
