México ya compra en línea, pero muchas empresas siguen firmando en papel

México compra y vende en línea, pero muchas empresas aún dependen del papel para cerrar contratos, autorizar operaciones y blindar expedientes, incluso cuando ya utilizan servicios en la nube o herramientas de automatización.

Las empresas del país han demostrado que pueden adoptar canales digitales con eficiencia y rapidez. El siguiente paso es llevar esa transformación al momento en que formalizan sus acuerdos, porque ahí todavía sobreviven procesos que implican imprimir, trasladar, firmar y archivar documentos.

La Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO) reportó que el comercio electrónico creció 19.2% en 2025 y alcanzó un valor de 941,000 millones de pesos, mientras que la base de compradores digitales llegó a 77.2 millones de personas. Sin embargo, ese ritmo no se refleja en los procesos internos, donde las empresas mexicanas se ubicaron en 47%, 23 puntos por debajo del nivel ideal de 70%, de acuerdo con el Informe de Madurez Digital México 2026 de Needed.

Digitalización, oportunidad por sectores

La oportunidad es mayor en sectores que gestionan un alto volumen de contratos y autorizaciones, como educación, automotriz, inmobiliario, construcción, logística, recursos humanos y reclutamiento. En estos sectores, digitalizar los procesos ayuda a reducir tiempos, dar seguimiento a los documentos y evitar traslados.

Sin embargo, avanzar todavía implica superar algunas barreras. El Estudio de Digitalización PyMES 2026, elaborado por la CONCANACO-SERVYTUR, reporta que las principales barreras para avanzar son la falta de capacitación del personal, mencionada por 38.53% de los negocios; el costo de las herramientas, por 37.01%; y la falta de tiempo para implementar nuevas soluciones, por 25.11%.

La digitalización no tiene que comenzar con una transformación completa.

Puede iniciar en procesos repetitivos, con alto volumen de documentos y tiempos de espera, donde la firma electrónica permite ver resultados rápidos sin cambiar toda la operación.

Cinco pasos para dejar el papel

La firma electrónica muestra cuánto pueden agilizarse los procesos internos. En junio, en eFirma.com analizamos más de 3,800 documentos: el tiempo más común para firmarlos fue de 52.8 segundos y el más rápido, de 4.2 segundos. Además, las empresas que ya la utilizan reportan ahorros superiores al 90% frente al proceso tradicional.

De acuerdo con eFirma.com, las empresas pueden comenzar esta transición con cinco acciones:

1. Elige por el riesgo, no por la frecuencia

Empieza por los contratos que podrían generar un problema legal si algo sale mal. A partir de ahí, define cuáles necesitan conservación bajo la NOM-151 u otros controles.

2. Mide cuánto tardas en cobrar

El costo del papel no está solo en la impresión. También está en el tiempo que un contrato pasa en el traslado, revisión y firma antes de generar ingresos.

3. Define responsables y reglas

Establece claramente quién prepara, revisa, autoriza, firma y resguarda cada documento.

La tecnología funciona mejor cuando cada persona conoce su responsabilidad.

4. Haz que la primera prueba genere un dato

Mide cuánto tiempo y dinero se ahorra frente al proceso en papel. Comenzar en un área con mucho movimiento, como recursos humanos, o integrar la firma con sistemas que ya utiliza la empresa permite obtener una cifra y comprobar el resultado.

5. La firma no termina al firmar

Es necesario proteger la integridad del documento y conservar un registro de su envío, acceso, aceptación y firma. Ese rastro permite demostrar quién firmó y cuándo, y convierte el documento en evidencia sólida, no solo en un trámite terminado.

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Francisco González, CEO de eFirma.com Francisco González es emprendedor y especialista en tecnología, innovación y transformación digital. Es cofundador y CTO de Factura.com, además de CEO de eFirma, empresa enfocada en soluciones de firma electrónica, identidad digital, LegalTech y RegTech.