5 cosas que debes hacer cuando tus proveedores o clientes te piden algo con urgencia y después no contestan

¿Te ha pasado que tu jefe o un cliente te pide algo con extrema urgencia, y cuando le respondes tarda mucho tiempo en contestar o simplemente no lo hace? A eso le llamo “sentido de urgencia irreflexiva” al pedir, y “velocidad tortuga” para responder.

Se trata de una de las peores prácticas empresariales, profesionales y humanas que circula constantemente en el mundo del trabajo. Es uno de los más visibles rasgos de baja o nula productividad en las empresas y organizaciones.

Partiendo de que se trata de una falta de respeto el no responder ni siquiera brevemente, ese falso sentido de urgencia muchas veces nace de un impulso, una decisión irracional, falta de organización y planificación, desconsideración por el tiempo del otro, actuar por reacción e impulso, o por una falsa creencia de querer ejercer cierto dominio sobre la otra persona (tú).

Los que trabajamos por nuestra cuenta lo padecemos diariamente. Por ejemplo, cuando nos contactan solicitando determinado producto o servicio, y por más que satisfaces de la mejor forma todos y cada uno de los requerimientos de la empresa que te convoca, aparece un prolongado “cri… cri…” de distancia y silencio. Y, en muchos casos, ni siquiera responden.

Probablemente te ha sucedido que tiempo después esas personas  te contactan cuando buscan trabajo, una recomendación o necesitan ayuda con algo en particular. ¿Te ha pasado? Hay una frase que me gusta mucho: “Ten cuidado con quienes pisas cuando asciendes en tu carrera. Es posible que te los encuentres al bajar”.

Ante estas situaciones repetidas y que forman parte de una forma de “hacer no hacer” que las cosas funcionen, la base está muchas veces en comportamientos culturales aprendidos donde alguien se cree superior al otro, y por eso quieren hacer que sientas su aparente supremacía. Lo extraño es que lo profesional y humanamente apropiado es ser recíprocos en la respuesta y en la claridad de la comunicación, ya que es un ida y vuelta.

Hay muchos casos donde son un ejemplo de lo que sí es conveniente hacer. Recuerda que ciertas reglas humanas indican que obtendrás lo que das, si pides responde, di gracias, y considera el esfuerzo y tiempo del otro. Además, no olvides que el pensamiento y las actividades creativas e intelectuales tienen su valor: no lo desprecies.

Si te aporta una solución a algo que no quieres, no sabes o no deseas hacer, entonces esfuérzate con más razón para que quien te brindará ese resultado esté entusiasmado en cooperar contigo.

¿Qué hacer frente a la urgencia y la velocidad de tortuga?

1. Reclamar, insistir, seguimiento. Es la vía más frecuente ya que de aquella urgencia inicial se desprende que la persona verdaderamente anhela que respondas rápido y eficazmente. Merecería darle seguimiento.

2. Trabajar juntos sobre las “urgencias” del otro. Si estás en el mismo equipo o empresa, y tras algunas veces donde te frustras porque el otro no responde consecuentemente a tu impulso, puedes hablarlo claramente y establecer algún protocolo, como un semáforo de prioridades: rojo = muy urgente, amarillo = fecha acordada en corto plazo, verde = importante y hacerlo a tu ritmo (sugiero que acuerden la fecha del deadline de todas formas).

En este caso, puedes establecer un protocolo de seguimiento de aquel “caso urgente” (que estamos observando que no era tal), y decidir que le darás continuidad en tu lista de pendientes por ejemplo unas tres veces a lo largo de un mes. Pasado ese tiempo, si aún así el otro tampoco ha contestado, darás el caso por cerrado y asignarás tu tiempo y energía a otra cosa. No desperdicies estos tesoros que no se recuperan.

3. Respetar los tiempos. Otra opción es quedarse en la dulce espera de que el otro en algún momento se digne en responder. Suele ser exasperante si eres ansioso. No apto para los que se decepcionan fácilmente.

4. Marcar la falta de respeto de no responder y expresar cómo te sientes cuando sea el momento. Se trata de aplicar de buenas maneras tu gestión emocional para no agredir y no permitir que lo hagan contigo. Por ejemplo, si logras que te respondan, podrías argumentar algo así como: “De mi parte estoy comprometido y entusiasmado con poder hacer el proyecto”.

O si prefieres: “¿Sabes si siempre las decisiones se demoran tanto como en este caso? Porque han pasado tres meses sin saber nada de ti. Esto sería de gran ayuda para mí para entender cuál es el proceso de tu parte, y de esta forma, poder ir mejor a tu ritmo en cuanto al flujo de trabajo que vamos a compartir.”

5. Dejar de trabajar con ese tipo de empresas o personas. Si está dentro de tus posibilidades, otra opción es la de elegir no trabajar si no se dan condiciones mínimas para que tu labor pueda ser de excelencia y acercar el resultado que se te exigirá. Por supuesto, depende de tu situación, el momento, las condiciones y demás aspectos a tener en claro.

Entonces, no se trata siempre de acomodarse a la velocidad tortuga del otro, sino más bien de alcanzar la “altitud crucero” en cada situación, independientemente de lo que genere la otra parte. De esta forma, te impulsarás a redirigir tu enfoque y energía a cosas más productivas. Y si en algún momento te responden, decidirás entonces qué hacer.