Por Luis Enrique Izaza Ávila.

Al momento de constituir una sociedad, uno de los elementos fundamentales a considerar son los estatutos sociales.

Generalmente los notarios públicos- ante quienes se constituyen las sociedades civiles o mercantiles- ofrecen asesoría para la redacción de los estatutos sociales; sin embargo, es fundamental que los socios los lean, comprendan sus alcances y efectos, pues son un contrato celebrado entre los socios y la sociedad.

Ahora bien, ¿por qué son importantes los estatutos y no se deben tomar a la ligera? Los estatutos sociales son el Contrato de Sociedad: el instrumento que trae a la vida jurídica a la persona moral. Es el pacto celebrado por escrito entre sus accionistas que contiene las reglas que éstos elaboraron para regular tanto sus relaciones como las que tendrán con la sociedad.

Al ser el pacto constitutivo celebrado entre los propios accionistas es obligatorio tanto para los que constituyen la sociedad en ese momento como para cualquiera que se sume en el futuro.

Cuando se emprende y se crea un negocio es común no prever problemas ni tiempos difíciles para la empresa o sus socios; sin embargo, si elaboras reglas claras, razonables y transparentes, puedes evitar que los problemas futuros con tus socios afecten la relación entre ustedes y –eventualmente- al negocio.

La escritura constitutiva que firmarás con tus socios al constituir tu empresa, debe incluir, además de los requisitos mínimos que exige la ley y que a continuación menciono, la forma de organización y funcionamiento de tu empresa, dando origen todo esto a tus estatutos sociales.

a) Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas físicas que constituyan la sociedad;

b) El objeto de la sociedad;

c) Su razón social o denominación;

d) Su duración;

e) El importe del capital social y el domicilio de la sociedad;

f) La manera conforme a la cual haya de administrarse la sociedad y las facultades y nombramientos de los administradores;

g) La manera de hacer la distribución de las utilidades y pérdidas entre los miembros de la sociedad;

h) El importe del fondo de reserva; y,

i) Los casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente y las bases para practicar la liquidación de la sociedad.

Una vez constituida tu sociedad, el fedatario público deberá expedir e inscribir la escritura constitutiva en diversos registros, como en el Registro Público de Comercio y en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para que el contrato de sociedad mercantil surta efectos ante terceros, es decir, para que cualquier tercero reconozca y respete la existencia de tu sociedad y con esto puedas iniciar las gestiones pertinentes ante el Servicio de Administración Tributaria, bancos y autoridades en general.

¿Qué es lo debes considerar al redactar tus estatutos sociales?

• El objeto de la sociedad: ¿A qué se va a dedicar tu empresa? ¿Qué actividades va a realizar? Una empresa no puede dedicarse a todo, por lo que no es recomendable establecer un objeto social demasiado amplio, ya que puede obstaculizar el posicionamiento e identidad de tu empresa en el mercado.

Es importante definirlo adecuadamente, ya que todas las actividades que lleve a cabo tu empresa deben tener como finalidad alcanzar el objeto social. Usualmente el objeto social incluye, además de las actividades principales de tu empresa, algunas accesorias o que pudieran llevarse a cabo en el futuro, siempre y cuando estén relacionadas con las actividades principales.

• Administración de la sociedad: ¿Tu empresa tendrá un administrador único, un director general o un consejo de administración? ¿Los socios participarán en el consejo de administración o se nombrarán consejeros independientes?

Cada vez es más común que las empresas integren a su administración a miembros independientes, logrando tener un consenso objetivo en la toma de decisiones, evitando conflictos de interés y dándole mayor confianza a sus consumidores y, en el caso de empresas públicas, a sus inversionistas.

Es importante considerar que personas talentosas independientes pueden aportarte su experiencia y una visión distinta a la tuya y a la de tus socios para el bien de tu negocio.

• Representantes legales: ¿Quiénes tendrán las facultades para actuar en nombre de la sociedad ante autoridades y/o terceros?, ¿quién o quiénes tendrán la facultad de celebrar contratos en nombre de mi empresa?

La representación de cualquier sociedad mercantil corresponde a sus administradores, quienes son los encargados de realizar las operaciones inherentes al objeto de la sociedad. Además, es posible otorgar poderes generales o especiales a cualquier persona, tan amplios o limitados como lo requiera tu negocio.

• Fracturas al interior de la sociedad: Ninguna empresa es perfecta ni sus socios siempre coinciden. Además, es lógico que existan desacuerdos entre sus integrantes. Por esto, la ley contempla la posibilidad de establecer mecanismos a seguir en caso de que los accionistas no lleguen a acuerdos respecto de asuntos específicos; incluso, es recomendable establecer clara y transparentemente procedimientos de exclusión o separación de socios.
• Cambios (a veces dolorosos, a veces buenos, todos inevitables): Es difícil anticipar cambios, desacuerdos o situaciones críticas sobre las que no tengamos ningún control (enfermedades, el fallecimiento de un socio, oportunidades o ataques del mercado, etc.), por esto es muy importante establecer cómo se transitará y bajo que procedimientos se deberá actuar en estos casos.

Los estatutos sociales son un contrato, por lo tanto la ley, además de los requisitos mínimos que deben contener, permite establecer convenios, derechos, obligaciones y condiciones para el funcionamiento de la sociedad y para regular las relaciones entre socios y entre estos y la sociedad, siempre y cuando no sean violatorios de la ley, como pueden ser, por ejemplo:

1. Pactos de no competencia.
2. Limitaciones a la transmisión de las acciones.
3. Derechos de separación.
4. Exclusión de socios.
5. Opciones de compra o venta de las acciones.
6. Acuerdos para el ejercicio del derecho de voto en asambleas de accionistas.

Es recomendable también, redactar unos estatutos flexibles y prácticos para el negocio se que se pretende llevar a cabo. Al asociarnos con personas desconocidas se puede caer en el exceso de que las reglas que se acuerdan sean muy rígidas y poco prácticas, como autorizaciones corporativas excesivas, mayorías calificadas muy altas para adoptar acuerdos, que pudieran causar retrasos en la toma de decisiones. En vez de ser de ayuda, son obstáculos para la marcha del negocio.

Al celebrar un Contrato de Sociedad claro, razonable, flexible y práctico con tus socios, tu negocio se desarrollará sin contratiempos, y tú y tus socios podrán dedicarse de tiempo completo a su empresa.