Poner en marcha un plan para hacer compras en tu negocio te puede ayudar a identificar áreas donde se pueden lograr ahorros y fija con claridad los objetivos de optimización.
Concentra tu esfuerzo en aquellas categorías de compra en las que es más probable conseguir ahorros significativos y sostenibles; revisa y analiza a detalle facturas, comprobantes y procedimientos de compra e identifica así las necesidades reales de tu empresa de tal forma que puedas definir las especificaciones y objetivos del proyecto.
En muchas ocasiones se pueden conseguir importantes ahorros manteniendo a tus proveedores actuales, sin alterar por tanto las relaciones existentes, pero conociendo qué aspectos debes negociar con ellos para optimar las compras.
En otros casos, descubrirás que resulta recomendable buscar proveedores alternativos y más competitivos, mediante el análisis de tus distintas ofertas y estrategias de pago propuestas, cuantificando los ahorros asociados.
Jerarquízalos y piensa en fórmulas para superar las dificultades más serias hacia esa meta, que te permitan dar un seguimiento bajo control.
Este plan permanente puede dar inicio con base en los rubros más sencillos, como fijar objetivos de reducción de gastos frente a proveedores de material de oficina, servicio de luz eléctrica o telefónico.
Una vez que logres optimar esas erogaciones, puedes reducir gastos en adquisiciones más complejas: mensajería, embalajes, almacenamiento, transporte, etcétera.
La verdadera importancia de optimar las compras no radica en reducir los gastos, sino en mantener al negocio con competitividad en el mercado: si tus costos están a la par con los demás, será muy difícil que enfrentes riesgos de quiebra o, al menos, de pérdida de mercado.
1. Discernir e identificar las que pueden reducirse sin afectar la rentabilidad de tu empresa.
2. Desarrollar un plan sistemático que garantice continuidad en la reducción de gastos.
3. Establecer métodos de seguimiento y control del cumplimiento de tu plan.
4. Evaluar su impacto y detectar posibles acciones de mejora.
5. Analizar en qué aspectos te debes centrar para conseguir una reducción más efectiva, sin perder calidad.
6. Establecer los riesgos y garantías a considerar en la contratación de un servicio.
7. Utilizar sistemas de informática como herramienta eficaz para reducir gastos.
8. Aprovechar al máximo las ventajas fiscales de tus compras.
9. Asegurarse de las condiciones del proveedor: que cumpla con todos los requisitos legales, que esté debidamente registrado ante las autoridades y que cuente con niveles de certificación adecuados.
