En la contabilidad de las empresas debe existir una “cuenta de bancos” que contenga el registro de operaciones como cheques girados y depósitos de clientes, que quedan registradas en la cuenta de cheques.
Por su parte, el banco también elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el estado de cuenta, al procesar los documentos que la compañía gira y los depósitos realizados, así como las comisiones y otros conceptos.
Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades contenidas coincidan con los números del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa. A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. ¿Por qué es importante? La razón es sencilla: porque así tendrás un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitará que, por ejemplo, se giren cheques sin fondos, algo que resulta sumamente costoso.
La conciliación bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo más probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos –el del banco y el de la empresa– necesitan “ajustarse” para conocer el verdadero saldo de efectivo disponible en la cuenta de cheques.
Para elaborar una conciliación bancaria y así no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue estos tres pasos.
1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto
Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto
Ajustes
– Sumar: depósitos en tránsito
– Restar: cheques en tránsito
– Sumar / restar: errores del banco
Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta
Los depósitos en tránsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compañía, pero aún no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos al suyo el 31 de agosto, la institución bancaria procesará los depósitos 24 horas más tarde, es decir, el 1 de septiembre. Este depósito quedará en tránsito, ya que la fecha de corte del estado de cuenta es el 31 de agosto.
Debido a que los depósitos en tránsito ya están incluidos en los registros contables de la cuenta de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, aún no están incluidos en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliación bancaria como un incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad correcta de efectivo.
Por otro lado, los cheques en tránsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos girados durante los últimos días del mes junto con otros cheches más antiguos, y que no han sido presentados para cobro.
Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta de bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en tránsito, ya que eventualmente los acreedores se presentarán para su cobro en el banco y se restarán del saldo de la cuenta bancaria.
Recuerda que los cheques en tránsito aún no han llegado al banco, así que no aparecerán en el estado de cuenta emitido por la institución. Por lo tanto, se incluyen en la conciliación bancaria como decrementos al saldo en bancos.
Aplica siempre la regla de “registrar el movimiento donde no está”. Un cheque en tránsito está en los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este último saldo restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus beneficiarios, la compañía ya no contará con ese dinero.
Nota: si el banco comete un error –ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita una transacción–, la empresa afectada debe notificar a la institución bancaria para corregirlo. Esta aclaración, al final, se verá reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.
2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa
Saldo en libros al 31 de agosto
Ajustes
– Restar: cargos por servicios bancarios
– Restar: cheques sin fondos y sus cargos
– Sumar: intereses ganados
– Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
– Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa
Resultado
Saldo ajustado en libros
Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de pago de un cheque girado por la empresa.
El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compañía. En consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto, ya que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos de la empresa para ajustar el saldo en los registros internos.
Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo.
Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emitió) reflejará esa operación en la cuenta de cheques de la compañía. La cantidad cargada será por el monto del cheque más una comisión. Así que esta cantidad será deducida en el estado de cuenta; por lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la empresa debe restar el monto en sus registros contables.
Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de “poner el movimiento donde no está”, los intereses recibidos del banco están en el estado de cuenta del banco, pero no en los registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos.
Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando éstas vencen, la empresa puede pedir a su banco que las cobre –a cambio de pagar una comisión por este servicio–. El banco incrementará la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobró (principal e interés) y la reducirá por el monto de la comisión. Debido a que estas cantidades están ya en el estado de cuenta del banco, la compañía debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la cuenta de bancos.
Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a registros de cantidades incorrectas, a una transacción que no corresponde a esa cuenta, o bien por omitir el registro de una operación que sí corresponde. Cuando la empresa cometa esos errores, la corrección de los mismos incrementará o disminuirá el saldo de la cuenta de bancos registrado por la empresa.
3. Compara los saldos ajustados
Después de ajustar el saldo según el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo según los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idénticos. Los saldos deben ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboración de la conciliación bancaria.
* Rocío Zapata es Contadora Pública egresada del Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM), donde ha sido catedrática. Cuenta con un MBA con especialidad en Negocios Internacionales por la Escuela Superior de Comercio de Grenoble (Francia).
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