Hace unos años, Ramiro Castillo tomó una decisión que cambió el rumbo de su negocio: hacer proyecciones financieras de manera formal con ayuda de una consultora especializada en el tema. El objetivo era conocer los posibles escenarios de crecimiento para saber hacia dónde dirigir su empresa y qué ajustes eran necesarios.
¿El resultado? GYEC Grupo Mexicano, firma que brinda servicios de ingeniería geotécnica a constructoras, detectó que para el 2012 podría renovar el 50% de su infraestructura. Ese año sus activos fijos estarán depreciados en su totalidad, por lo que podrían venderse a una arrendadora para liberar más flujo de efectivo.
Antes de hacer proyecciones financieras, Castillo sólo implementaba unas medidas conocidas internamente como “fórmulas de condición”, parámetros que califican el comportamiento de indicadores como rentabilidad, productividad y crecimiento a través de una gráfica. Al ejecutarlas, el empresario se dio cuenta de la importancia de considerar los distintos escenarios financieros por los que podía pasar su compañía.
“Las proyecciones que tenemos nos permiten tener un control sobre todos los rubros de la organización. Con esto podemos conocer el desempeño de cada área, distinguir lo que necesitamos mejorar y qué tanto debemos invertir”, afirma.
Otro de los motivos por los que decidió hacer proyecciones financieras fue que los bancos, las instituciones financieras y algunos proveedores que financian equipo y otorgan recursos para capital de trabajo piden históricos y proyecciones de los años otorgados como plazo para pagar el crédito.
Antes de hacer una proyección financiera considera que es necesario tener nociones básicas de finanzas. Si no es tu caso, pídele ayuda a tu contador o baja de Internet archivos que facilitan su elaboración, en páginas como:
1. Conoce tu empresa.
Víctor Calderón, socio fundador de ArCcanto –una consultora especializada en financiamiento para Pymes– señala que lo primero es analizar tu mercado y tu capacidad de producción. Dominar las cifras de tu organización te ayudará a tener un panorama de la situación actual para hacer una proyección realista.
En el caso de GYEC, antes de realizar una proyección financiera realizan un análisis FODA (de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) de la empresa en general, para observar la situación en la que se encuentra tanto internamente como en el mercado.
Las proyecciones financieras pueden ser mensuales o anuales o, como se hace usualmente, a cinco años, dependiendo de cómo funcione la empresa. Lo recomendable es hacerlas cada 30 días, para evaluar las metas periódicamente.
El modelo GYEC permite a los gerentes realizar una planeación táctica donde organizan las estrategias que llevarán a cabo mes con mes para cumplir con los propósitos. Para hacerlo, contemplan el presupuesto que les otorgaron en la proyección y revisan que las medidas estén alineadas con la filosofía del negocio.
Y no sólo eso. Constantemente le dan seguimiento a cada área para medir el logro de objetivos a través de un sistema interno al que llaman “semaforización”. Cuando uno de los indicadores está en verde, es porque las metas planteadas se completan en tiempo y forma. Cuando está en amarillo, existe algún problema al que se le debe poner atención. Y cuando está en rojo, indica que no se cumplieron las expectativas. Este mismo sistema califica el desempeño y los resultados de los colaboradores de la firma.
Si se trata de un nuevo proyecto de inversión, debes estimar el precio del producto y el costo de operación, además de establecer las políticas de costos, gastos y de los otros indicadores. Para una empresa que ya está en marcha, debes partir de los últimos estados financieros con el apoyo de herramientas como Excel o software especializado.
Resueltos los puntos anteriores, desglosa cada indicador del estado de resultados. Este documento debe reflejar los ingresos, egresos y costos de la empresa. “Observa históricamente cómo has estado para que determines cómo quieres estar”, señala Calderón.
Evalúa esta parte de la proyección con el promedio histórico de los costos y con relación a las ventas de la empresa. Toma en cuenta si en el último periodo hay algún factor –como la compra de maquinaria– que hiciera reducir este indicador.
Realízala con base en el presupuesto que tienes. Para ello, contesta las siguientes preguntas: ¿en qué cantidades se vende el producto?, ¿cuántos clientes tienes? y ¿Cuál será el precio?
Una vez que tengas las cifras estimadas del estado de resultados, desarrolla cada indicador del balance general. Esta parte representa los pasivos y activos de la empresa.
Considera que las cantidades proyectadas tienen que coincidir con todos los rubros del balance. Por ejemplo, al expresar que en un año aumentarán las ventas, también deberás plantear que crecerán las cuentas por cobrar, el número de clientes y que posiblemente necesites financiamiento para incrementar esas ventas.
Con los dos estados financieros anteriores, elabora una proyección del estado de cambios de la situación financiera con base en el efectivo (flujo de efectivo). Esta parte describe cómo va a ser la liquidez. Si la cifra final es positiva, tu empresa es rentable; de lo contrario tendrás que replantear tus escenarios.
“El flujo de efectivo es importante porque con él puedes saber si te va a faltar o sobrar dinero y con ello determinar cuáles serán tus estrategias de inversión”, aclara Calderón, de ArCcanto.
Determina cuánto puedes incrementar las cifras y a cuántos años. Revisa que en cada periodo se hagan los ajustes necesarios de acuerdo con decisiones importantes que se vayan tomando en la empresa, como la compra de activos, nuevas contrataciones, adquisición de un crédito o incremento de producción.
