¡Bájese del Excel!

http://emprendedor.com/2015/?p=391

12966.strip

Hace algunos años, también podría haber titulado este artículo: “¡Bájese del Quatro!”, o “¡Bájese del Lotus!”, pero habrían pensado que me estaba refiriendo a autos deportivos. La verdad es que me refiero a los programas de Hojas de Cálculo que prometen al empresario un viaje en alfombra voladora por el fantástico mundo de la presupuestación, lleno de escenarios virtuales y posibles futuros para su negocio, pero que en la mayoría de los casos terminan en duros aterrizajes y estruendosas colisiones con la realidad nada virtual del día a día de los negocios.

No quiere decir esto que tenga algo en contra de los productos del señor Bill Gates y de sus colegas, ni en contra de la informática personal y portátil. Tampoco soy un “unabomber” enemigo de la tecnología. Lo que estoy recomendando aquí a los gerentes es que, a la hora de hablar de negocios: ¡Por favor cierren el “laptop”!

Un amigo director de un postgrado de administración de negocios me decía con orgullo: “Acá enseñamos a los empresarios a administrar sin Excel” Y tiene mucha razón en su enfoque. Para mantener el control de un negocio se necesitan solamente dos herramientas de trabajo cuyo costo es inferior a los 25 centavos de dólar: un lápiz y un papel.

Así lo hace un conocido empresario, fundador y presidente hace más de cuarenta años de una de las empresas manufactureras más conocidas en Colombia. Siempre llega a las reuniones de junta directiva con una hoja de papel y un lápiz “Mirado No.2”. No un portaminas Lamy o Cross, no: un simple lápiz con la punta recién afilada. “Si un negocio no se puede describir con cinco cifras en una hoja de papel, no hay nada más que hablar. Ese negocio no me interesa”.

Los números de un negocio no son más complejos que eso. Tal vez no son más de media docena de cifras. Y los cálculos que se requieren los puede hacer con mucha destreza mi hija de once años con sus matemáticas de quinto grado. Sin calculadora, ¡por supuesto!, porque en el colegio no le permiten usarla. Con las cuatro operaciones y punto. Y que me perdonen los financistas, pero no hace ninguna falta la HP financiera.

Son tantas las malas experiencias que he presenciado de ejecutivos atrapados en sus propias hojas de cálculo que a veces pienso que más que una herramienta de trabajo, las “spreadsheets” se pueden convertir en crueles máquinas de auto-tortura. Tal vez de ahí viene su nombre. Claramente veo al ejecutivo amarrado de pies y manos (“spread”) en una mesa con una enorme hoja afilada (“sheet”) colgada de un péndulo que desciende en cada vaivén hacia su garganta.

Las escenas son típicas. La luz apagada, un proyector de acetatos (cuya lámpara está a punto de cumplir su vida útil) presentando a todos los presentes una serie de números infinítamente pequeños ordenados en filas y columnas. Como no pueden ver nada, los miembros de la audiencia se sumergen en el escepticismo.

Pero no se preocupen. El expositor ha previsto eso y tiene copias impresas para todos los asistentes, las cuales reparte prontamente. Las luces se encienden para que las puedan leer, pero muchos de los asistentes se sienten ofendidos de recibir en su cara una información con más de seiscientas cifras que no han tenido tiempo de revisar.

Por supuesto, empiezan a preguntar. “Y esta cifra ¿de dónde sale?”, “¿Cuáles son los supuestos?”, “¿Qué parámetros utilizó?”, “No entiendo, ¿Cómo hizo la fórmula?”. La discusión empieza a centrarse en el cuadro y en la forma de hacerlo y no en el fondo del negocio. No faltará quién pregunte: “¿Y si cambiamos el 5% por el 7,5% que obtenemos?”.

Alguien podría pensar que ese cambio no se puede hacer en el momento, pero no se preocupen. Para eso el expositor ha traido su “laptop”, el cual se puede conectar al “videobeam” para que todos lo vean. Diez minutos y algunas conexiones de cables y adaptadores y listo. Se vuelven a apagar las luces y comienza una presentación interactiva en el mejor estilo del fin de milenio. El apuntador del mouse se mueve por la pantalla y en dos o tres “clicks” el cambio está hecho.

Ahora todo es posible. Cambiar los porcentajes, extender los periodos, cambiar las cantidades de venta. Para esto está el “drag and drop” y el “cut and paste”. La prestidigitación del mouse no se deja esperar. Y si alguien desea un gráfico en 3D no es sino que lo pida. A color, con bloques, con tortas. El menú es muy variado.

De repente, el más veterano de la reunión pide la palabra. Mientras todos han estado atrapados por el despliegue informático de la pantalla él ha hecho algunas cuentas y exclama: “¡Estas sumas no dan!”

El silencio invade momentáneamente la sala… “¿Cómo así?”. Hay que revisar la fórmula y… ¡horror! Es cierto. Faltó incluir la casilla C33 en la fórmula. No hay problema. Eso se corrige enseguida. Pero, un momento. Esto afecta la fórmula de la página tres. Ya va. “Si ustedes me disculpan un momento…”

Pero la audiencia es implacable. La reunión se pospone. Mañana se intentará de nuevo…

Es aquí en donde interviene el presidente de la compañía con su lápiz y papel. Sus preguntas son muy precisas y a medida que le van respondiendo anota las cifras en el papel:

  • ¿Cuántas unidades vamos a vender?
  • ¿A qué precio?
  • ¿Cuál es el costo de cada una?
  • ¿Cuánto vamos a gastar en administración?

El presidente hace una resta y se pregunta. “¿Cuánto nos queda? Bien…” Pero entonces surge la inquietud del capital de trabajo..

  • ¿Cuánto dinero necesitamos para poner en marcha el proyecto?
  • ¿Cómo lo vamos a financiar? ¿Qué interés vamos a pagar?

Ninguno de los presentes tiene una respuesta. Así que el presidente sigue preguntando: “Entonces ¿cómo será el flujo de dinero? ¿Compraremos de contado? ¿Nos van a pagar a treinta días?”

El presidente da la vuelta al papel y empieza a escribir una columna de cifras. “Veamos el primer periodo”

  • ¿Cuánto vamos comprar? ¿Cuándo vamos a pagar?
  • ¿Cuánto vamos a gastar en la operación?
  • ¿Cuánto vamos a vender de contado? ¿Cuánto a crédito?
  • ¿Cuánto vamos a recaudar de las ventas?

Las necesidades de caja del primer periodo quedan claras. Ahora pasa al segundo. Las preguntas se repiten y se nota si continúa el déficit de la caja.   Rápidamente se determina la necesidad de capital de trabajo del proyecto y la pregunta obvia es: “¿Tenemos dinero para hacerlo o hay que salir a buscarlo?. Si el proyecto necesita financiación externa hay que descontar esos gastos de intereses de lo que nos había quedado antes…” ¡Listo!

  • ¿Cuál es la utilidad neta?

En este momento el presidente cierra la reunión: “Tiene sentido. ¡Hagámoslo!”. Se pone de pie y se retira a su despacho. Mira la punta de su lápiz y comprueba que aún no se ha gastado completamente. “Me alcanza para otra reunión…”

Hasta la proxima…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *